Bregenzer Festspiele 2014

Jedes Jahr im Juli werden in Vorarlberg die Bregenzer Festspiele eröffnet - ein großes kulturelles Ereignis, das in diesem Jahr mehr als eine Viertelmillion Menschen aus zahlreichen Ländern angelockt hat.
Neben den musikalischen Höhepunkten gibt es für 200 geladene Gäste auch immer einen gesellschaftlichen Höhepunkt: das gemeinsame Mittagessen nach der Premiere in Anwesenheit des Österreichischen Bundespräsidenten und des Landeshauptmanns von Vorarlberg.

Das festliche Mittagessen fand im Seefoyer des Festspielhauses statt, einem ausgesprochen schönen Saal mit Seeblick.

Eine besondere Herausforderung bei der Planung waren die Tische für den Bundespräsidenten und die übrigen Ehrengäste samt Begleitung. Hier gibt es fest vorgeschriebene Regeln für die Sitzordnung, und die Erfahrung zeigt, dass gerade bei Ehrengästen oft kurzfristige Änderungen eintreten, auf die wir dann reagieren müssen.

Zuerst zeichneten wir mit Hilfe des TablePlanner den Raum und arrangierten mühelos die 17 Tische mit im Raum. (Die Tische bieten jeweils ca. zehn bis zwölf Sitzplätze.) Dann bekam jeder Tisch einen Namen (nach Ortsnamen der Region) sowie eine Tischnummer. Wir erstellten eine Liste aller Personen, die für die Veranstaltung zugesagt hatten.

Großes Plus des TablePlanner: Die Namen der Gäste ließen sich direkt aus der Liste auswählen und mit der Maus an die entsprechenden Tische ziehen. Diese „Drag and drop“-Funktion war eine wesentliche Erleichterung und vor allem Zeitersparnis gegenüber früher.

 
Das Seefoyer des Bregenzer Festspielhauses mit festlich eingedeckten Tischen
 
Nachdem wir die Gäste platziert hatten, gestalteten wir eine DIN-A5-Karte.

Hier unterstützte uns der TablePlanner mit dem Kartendesigner für Tisch- und Eintrittskarten sowie Namensschilder. Auf der Vorderseite war ein Raumplan mit den Tischen und Tischnamen zu sehen. Jede Person erhielt eine persönliche Karte, der zugehörige Tisch war farbig unterlegt, damit jeder sofort erkennen konnte, an welchem Tisch er sitzen würde. Auf der Rückseite war dann die genaue Tischübersicht zu sehen mit der Info, wer am selben Tisch saß.

Die Ehrengäste erhielten Karten mit einem leicht geänderten Design.